Anwesenheit und Kurse
Die Anwesenheitserfassung ist die tägliche Handlung in Attendlr: Du markierst, wer beim Kurs dabei war. Darauf baut alles andere auf: der Verbrauch der Pässe, die Schulden und die Statistiken.
Übungen: Mit Pro kannst du einem Kurs Übungen aus deiner eigenen Übungsbibliothek hinzufügen, mit den Werten des Tages. Wie das geht, erklärt die Anleitung Übungen.
- Öffne den Kurs oder lege einen neuen an.
- Tippe in der Teilnehmerliste auf den Namen jedes Anwesenden.
- Die Erfassung wird sofort gespeichert, es gibt keine separate Speichern-Schaltfläche.
Beim Anlegen eines Kurses wählst du zuerst die Kursart. Daraus werden Bezeichnung und Dauer ausgefüllt, und die übrigen Felder erscheinen erst danach, damit du nichts eintippst, was die App ohnehin ausfüllt. Die seltener genutzten Felder (Beschreibung, Übungen, Tags und der Schalter Im Kalender anzeigen) liegen unten im Formular unter Weitere Angaben: Tippe auf die Überschrift, um den Bereich zu öffnen. Steht in einem davon schon etwas, etwa beim Bearbeiten oder Kopieren eines Kurses, ist er von selbst offen, sodass nichts verborgen bleibt.
Beschreibung: Tippe auf der Kursseite auf die Karte Beschreibung, um sofort zu schreiben, ohne das ganze Formular zu öffnen. Der Cursor steht am Ende des Textes, sodass du deine Notizen von heute einfach anhängen kannst, und die Schaltfläche Neuer Punkt beginnt eine neue Zeile mit einem Bindestrich. Zeilen, die mit einem Bindestrich (-) beginnen, werden als Aufzählung angezeigt, Zeilen wie 1. als nummerierte Liste, und eine lange Beschreibung öffnest du mit Mehr anzeigen. Hat die Kursart eine Beschreibung, fügst du sie mit Beschreibung der Kursart einfügen mit einem Tippen ein: Hast du schon etwas geschrieben, kommt sie in einer neuen Zeile dahinter, sodass nichts verloren geht. Dieselbe Funktion findest du im Kursformular im Bereich Weitere Angaben als Symbol am rechten Rand des Felds Beschreibung; von selbst füllt die App die Beschreibung nie aus. Bei einem Kurs aus einer Serie wählst du in diesem Fenster vor dem Speichern: Nur diesen (die Voreinstellung) oder Diesen und folgende. Bei Letzterem behält ein späterer Kurs, der schon eine eigene, andere Beschreibung hat, diese; nach dem Speichern zeigt die App, wie viele Kurse aktualisiert wurden und wie viele ihre behalten haben. Bei einem archivierten Kurs kann die Beschreibung nur gelesen werden. In jedem Paket verfügbar.
Jeder Kurs gehört zu einer Kursart und einem Standort. Deshalb lohnt es sich, diese vorab anzulegen: Danach ist ein Kurs in ein paar Tipps erstellt.
Altersgruppe: Im Formular der Kursart legst du mit den Feldern Mindestalter und Höchstalter fest, für wen der Kurs gedacht ist (etwa 9–14), oder nur ein Ende (ab 14, bis 12). Das ist nur ein Hinweis und hält niemanden ab: Wenn du Teilnehmer für einen Kurs auswählst (beim Erfassen der Anwesenheit, bei der Schnellanwesenheit oder im Kursformular), steht bei einem Teilnehmer außerhalb der Altersgruppe unter dem Namen grau sein Alter mit dem Hinweis „außerhalb der Altersgruppe“. Das Alter wird am Kurstag berechnet; ohne Geburtstag gibt es keinen Hinweis. In jedem Paket verfügbar.
Schnelle Anwesenheitserfassung: Du übernimmst die Teilnehmerliste eines früheren Kurses, sodass du bei einer festen Gruppe nicht jeden einzeln heraussuchen musst. Das geht in jedem Paket: Im kostenlosen Paket kannst du nur den letzten Kurs übernehmen, ab dem Basic-Paket wählst du aus den letzten zehn.
Deine Kurse siehst du in vier Ansichten: Liste, Monat, Woche und Tag. Zwischen ihnen wechselst du oben auf der Kurse-Seite. Liste ist die Tagesliste mit den Wochentagen oben, die anderen drei sind der Kalender. Alle vier zeigen denselben Tag: Den Tag, den du in einer Ansicht wählst, zeigen auch die anderen, und das + legt den neuen Kurs an diesem Tag an. Monat zeigt den ganzen Monat, darunter die Kurse des gewählten Tages. In Woche und Tag steht jeder Kurs zu seiner Startzeit, so hoch, wie er lang ist: So siehst du freie Zeiten und Überschneidungen auf einen Blick, gleichzeitige Kurse stehen nebeneinander. Suche und Filter (Favoriten, Tags) wirken in allen vier Ansichten; in der Monatsansicht bleiben zum Beispiel nur die Punkte der passenden Kurse. Öffnest du die Filter auf einem kleinen Bildschirm, schrumpft der Monat auf eine Woche und die Woche der Listenansicht auf den gewählten Tag, damit die Kurse des Tages Platz behalten; schließt du die Filter, ist der ganze Monat wieder da, weiterhin gefiltert. Archivierte Kurse zeigt die Listenansicht. Wische zur Seite oder nutze die Pfeile zum Blättern; in der Wochenansicht öffnet ein Tipp auf einen Tag dessen Tagesansicht. Tippe auf einen Kurs, um ihn zu öffnen, oder auf eine freie Stelle, um zu dieser Zeit einen neuen Kurs anzulegen. Unter Einstellungen → Kurse → Kalenderansicht legst du fest, von wann bis wann der Tag angezeigt wird; liegt ein Kurs außerhalb, wird die Woche oder der Tag erweitert, damit er trotzdem zu sehen ist. Die Kalenderansicht ist ab dem Basic-Paket verfügbar.
Du kannst einen Kurs auch kopieren: Wähle im ⋮-Menü des Kurses (oder mit langem Drücken auf den Kurs in der Liste) Duplizieren. Du legst fest, wann (nächste Woche, heute oder ein anderer Tag) und ob die Teilnehmer mitkommen: als angemeldet oder, für heute oder einen früheren Tag, als anwesend. Als anwesend gespeichert, werden die Einheiten vom Pass abgezogen, genau wie beim Markieren von Hand. Danach siehst du das ausgefüllte Formular und kannst noch alles ändern. Das Duplizieren von Kursen geht in jedem Paket; im kostenlosen Paket zählt die Kopie zu den 20 Kursen pro Monat. Über die Schaltfläche Zu Google Kalender hinzufügen auf der Kursseite (ebenfalls in jedem Paket) trägst du den Kurs in deinen Kalender ein; das ist eine einmalige Kopie, spätere Änderungen am Kurs erscheinen dort nicht.
Wenn alle deine Kurse von selbst in deinem Kalender erscheinen und aktuell bleiben sollen, nutze die Kalender-Synchronisierung (Einstellungen → Kurse → Kalender-Synchronisierung, mit dem Premium-Paket). Mit der Schaltfläche Zu Google Kalender hinzufügen oder durch Einfügen des Links erscheint ein eigener Attendlr-Kalender, der auch neuen, verschobenen, abgesagten und gelöschten Kursen folgt. Auf dem Handy lässt Google keinen Kalender über einen Link hinzufügen, deshalb führt dich die Schaltfläche dort durch die Schritte: Du schickst dir den Link selbst, fügst den Kalender am Computer hinzu und schaltest auf Android in den Einstellungen von Google Kalender die Synchronisierung des neuen Kalenders ein, weil Google ihn ausgeschaltet hinzufügt. Wie oft aktualisiert wird, entscheidet deine Kalender-App: Google Kalender liest den Link meist alle paar Stunden neu ein, manchmal nur einmal am Tag. In den Einstellungen einer Kursart (Bereich Kalender) kannst du die Kursart aus dem Kalender heraushalten oder bei Einzeltrainings den Namen des angemeldeten Teilnehmers als Titel verwenden; einen einzelnen Kurs nimmst du mit Im Kalender anzeigen im Bereich Weitere Angaben seines Formulars heraus. Der Link ist geheim, aber wer ihn kennt, sieht deinen Kursplan; mit Neuen Link erstellen machst du den alten jederzeit ungültig.
Auf der Seite Kalender-Synchronisierung kannst du mehrere Kalender anlegen (bis zu fünf), jeden mit eigenem Namen und den Kursarten, die du auswählst, zum Beispiel Gruppenkurse und Einzeltrainings getrennt. Jeder hat einen eigenen Link und wird so in Google Kalender ein eigener Kalender mit eigener Farbe. Wenn du deinen Kalender bisher von Hand geführt hast, gib im Feld Synchronisierung ab den Tag des Wechsels an: Kurse davor werden nicht übernommen, damit deine alten Einträge nicht doppelt erscheinen; lösche deine künftigen Einträge von Hand. Unter Wie weit zurück wählst du 1 Monat, 3 Monate oder 1 Jahr; Älteres verschwindet aus dem Kalender. Wenn du einen Kalender löschst, wird auch sein Link ungültig. Solange ein Kurs in einem deiner synchronisierten Kalender ist, zeigt seine Seite statt der Schaltfläche Zu Google Kalender hinzufügen einen Hinweis, damit er nicht doppelt dort landet.
Wiederkehrende Kurse: Wähle beim Anlegen eines Kurses unter Wiederholung Wöchentlich oder Alle 2 Wochen, hake die Tage an (zum Beispiel Mo und Mi) und lege fest, wann es endet: an einem Datum oder nach einer Anzahl Kurse. Vor dem Speichern siehst du, wie viele Kurse in welchem Zeitraum angelegt werden; höchstens 100 Kurse und 6 Monate auf einmal. Jeder ist ein eigener, normaler Kurs, den du einzeln absagen oder ändern kannst. Wenn du einen Kurs einer Serie bearbeitest oder löschst, fragt die App, ob nur dieser oder auch die folgenden betroffen sein sollen; Kurse mit Anwesenheiten oder Zahlungen bleiben beim gemeinsamen Löschen erhalten. Mit Serie fortsetzen fügst du weitere Kurse im gleichen Rhythmus hinzu. Wiederkehrende Kurse sind ab dem Basic-Paket verfügbar.
Warnung bei Überschneidung: Liegt ein neuer Kurs zur selben Zeit wie ein anderer deiner Kurse, warnt dich die App beim Speichern und zeigt, womit er sich überschneidet. Mit Trotzdem speichern legst du ihn dennoch an, mit Abbrechen kehrst du zum Formular zurück. Bei einem wiederkehrenden Kurs bekommst du eine einzige Warnung mit allen betroffenen Terminen. Auch Serie fortsetzen und Änderungen mit Diesen und folgende warnen; beim Bearbeiten eines Kurses kommt die Warnung nur, wenn sich Zeit, Dauer oder Standort geändert haben. Unter Einstellungen → Kurse kannst du die Warnung ausschalten oder sie erst ab 3, 4 oder 5 gleichzeitigen Kursen anzeigen lassen (praktisch, wenn du bewusst parallele Kurse anbietest). Außerdem legst du fest, ob nur der gleiche Beginn oder jede Überschneidung zählt und ob Kurse an anderen Standorten mitzählen; Kurse ohne Standort zählen immer. Abgesagte und archivierte Kurse zählen nie. In jedem Paket verfügbar.
Zusammensetzung der Teilnehmer: Auf dem Tab Statistik eines Kurses siehst du, wer da war, nach Alter (jüngste und älteste Person sowie Durchschnitt, berechnet am Kurstag), Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Tags und der wievielte Besuch es für jede Person war. Es zählen nur Anwesende, keine Stornogebühren. Die Alters- und Besuchsgruppen passen sich deiner Gruppe an: bei engem Altersbereich ein Balken pro Jahr, bei gemischten Gruppen 5- oder 10-Jahres-Bereiche. Erster Besuch hat immer eine eigene Zeile, so siehst du sofort, wen du besonders begrüßen solltest. Tippe auf eine Zeile, um zu sehen, wer dazugehört (bei Alters- und Besuchsgruppen steht neben jedem Namen das eigene Alter oder der wievielte Besuch es war), und öffne von dort das Profil eines Teilnehmers. Fehlende Angaben (etwa kein Geburtstag) landen in der Zeile Nicht angegeben. Hat die Kursart eine Altersgruppe, erscheinen die Altersbereiche, die ganz außerhalb liegen, in einer anderen Farbe, und darunter zeigt die Zeile Außerhalb der Altersgruppe, wie viele von außerhalb kamen (antippen zeigt die Namen). Teilnehmer ohne Geburtstag zählen dabei nicht mit. Die Zusammensetzung der Teilnehmer gibt es mit Pro.
Wenn ein Kurs ausfällt, sage ihn ab. Bei der Absage gibst du an, wer abgesagt hat: War es der Teilnehmer (das ist die Voreinstellung), wird ihm die Einheit als Ausfallgebühr berechnet; warst es du, wird niemandem etwas abgezogen, und bereits erfasste Anwesenheit wird zurückgebucht. Auch das kannst du für einzelne Teilnehmer überschreiben.