Automatische E-Mails Premium
Diese Funktion ist Teil des Premium-Abos.
Automatische E-Mails sind eine Premium-Funktion: Attendlr schickt deinen Teilnehmern in deinem Namen E-Mails aus deinen Vorlagen, eine Vorlage pro Ereignis. Die Ereignisse zu Pass und offenen Einheiten: erstes Training (Begrüßung), Pass aufgebraucht (0 Einheiten), Pass ins Minus gerutscht, Pass läuft ab, offene Einheiten des Monats. Die Gruß- und Reaktivierungs-Ereignisse, die die Zustimmung des Teilnehmers brauchen: Meilenstein (das x-te Training), lange nicht gesehen (nach so vielen Tagen Pause) und Geburtstag. Bei jeder Vorlage entscheidest du, ob wir dich erst fragen oder sie von selbst rausgeht.
So schaltest du sie ein:
- Öffne die Einstellungen.
- Tippe auf die Zeile Automatische E-Mail.
- Schalte Automatische E-Mails erlauben ein. Dafür muss in deinem Profil ein Name stehen: die E-Mails gehen in deinem Namen raus, via Attendlr.
- Geh zu Einstellungen, Nachrichtenvorlagen und öffne die Vorlage.
- Wähle unter Automatischer Versand ein Ereignis.
- Wähle die Art des Versands: Erst fragen oder Automatisch senden.
- Speichere die Vorlage.
Die fertigen Vorlagen sind schon ihrem Ereignis zugeordnet, im Modus Erst fragen: Begrüßung, Glückwunsch zum Meilenstein, Zeit zum Verlängern, Pass aufgebraucht, Pass läuft ab, Lange nicht gesehen, Alles Gute zum Geburtstag und Monatliche Erinnerung an offene Einheiten. Hast du die fertigen Vorlagen schon früher hinzugefügt, holst du dir die neuen über das Menü der Vorlagenliste (Fehlende fertige Vorlagen hinzufügen). Pro Ereignis gibt es eine Vorlage. Das Ereignis lässt sich auch eingrenzen: nur nach bestimmten Kurstypen oder nur an Teilnehmer mit einem der gewählten Tags. Unter dem Ereignis stellst du auch seine Zahl ein: nach wie vielen Tagen Pause, wie viele Tage vor dem Ablauf, bei welchen Trainingszahlen (z. B. 10, 50, 100) und bei Pass aufgebraucht (0 Einheiten), für welche Passarten es gilt und wie viele Tage auf einen neuen Pass gewartet wird. Dieses schalte nicht für Tageskarten oder datumsgebundene Monatspässe ein.
Auch Interessenten können E-Mails bekommen. Neuer Interessent: wenn du einen Interessenten mit E-Mail-Adresse einträgst, geht ihm eine Info-E-Mail, standardmäßig eine Stunde nach dem Eintrag (in der Vorlage einstellbar). Erinnerung Interessent: einige Tage nach dem Eintrag, wenn er noch unentschieden ist, also im Status neu oder kontaktiert. Dafür ist keine Zustimmung nötig, der Interessent hat um die Information gebeten; der Abmeldelink ist auch in diesen E-Mails, und beim Bearbeiten des Interessenten kannst du sie ausschalten: Keine automatische E-Mail. Zu den fertigen Vorlagen gehören Danke für dein Interesse und Erinnerung Interessent. Im Profil des Interessenten siehst du die gesendeten E-Mails genau wie bei einem Teilnehmer.
Im Modus Erst fragen bekommst du nach dem Ereignis einen Vorschlag in deinen Benachrichtigungen, mit den Schaltflächen Senden und Überspringen. Unter Einstellungen, Automatische E-Mail, E-Mail-Versand kannst du eine wartende E-Mail öffnen und ihren Text ändern (nur diese eine E-Mail, die Vorlage bleibt), sie mit Später senden einplanen oder überspringen. Ein sieben Tage lang unentschiedener Vorschlag entfällt von selbst.
Wann sie rausgeht: die Begrüßung und die Meilenstein-E-Mail um 20 Uhr am Tag des Trainings, die E-Mail zum ins Minus gerutschten Pass am nächsten Morgen um 9 Uhr, die zum aufgebrauchten Pass (0 Einheiten) nach ihrer Wartezeit zur in der Vorlage gewählten Uhrzeit. Bei den trainingsbezogenen Ereignissen kannst du pro Vorlage eine feste Uhrzeit oder eine Zahl von Stunden nach dem Training einstellen. Lange nicht gesehen, Geburtstag und Pass läuft ab werden einmal am Tag morgens geprüft und gehen zur in der Vorlage gewählten Uhrzeit raus. Die Monatserinnerung geht am in den Einstellungen gewählten Tag um 9 Uhr raus. Zwischen 21 und 8 Uhr geht nichts raus; was dann fällig wäre, geht um 8 Uhr. Für Ereignisse vor dem Einschalten geht nie eine E-Mail raus: Wer schon vorher weggeblieben ist, bekommt keine Lange-nicht-gesehen-E-Mail.
Von jeder E-Mail bekommst du eine Kopie an deine Kopie- und Antwortadresse, als Kopie markiert, und die Antworten der Teilnehmer kommen an derselben Adresse an. Standardmäßig ist das deine Anmelde-E-Mail. Wenn du eine andere einträgst, schicken wir einen 6-stelligen Code an die neue Adresse, und sie gilt erst, nachdem du den Code eingegeben hast. Ist Öffnungen verfolgen eingeschaltet, zeigt dir der E-Mail-Versand auch, wenn der Empfänger die E-Mail geöffnet hat; das ist nicht immer genau, und du kannst es in den Einstellungen ausschalten.
Ein Teilnehmer unter 18 bekommt die E-Mail über seine Kontaktperson, wenn sie eine E-Mail-Adresse hat. In den Einstellungen wählst du, ob der Teilnehmer, die Kontaktperson oder beide sie bekommen, und beim Bearbeiten eines Teilnehmers kannst du das pro Teilnehmer überschreiben. An derselben Stelle schaltest du sie für einen Teilnehmer ganz aus: Keine automatische E-Mail.
Was gilt als Zustimmung? Beim Bearbeiten eines Teilnehmers gibt es einen Schalter: Darf Gruß- und Reaktivierungs-E-Mails bekommen. Schalte ihn nur ein, wenn der Teilnehmer (bei Minderjährigen ein Elternteil) ausdrücklich zugestimmt hat, solche E-Mails von dir zu bekommen: zum Beispiel auf dem Anmeldebogen unterschrieben, ein Kästchen auf einem Formular angekreuzt oder per E-Mail geantwortet. Ein mündliches Ja lässt sich später nicht belegen und reicht deshalb nicht. E-Mails zu Pass und offenen Einheiten brauchen keine Zustimmung, sie betreffen das Training bei dir. Den Schalter siehst du auch im Filter der Teilnehmerliste (Gruß-E-Mails), und der CSV-Import kann ihn über die Spalte Email consent setzen. Der Schalter Keine automatische E-Mail hat immer Vorrang: ist er an, geht nichts raus.
Jede E-Mail endet mit einem Abmeldelink. Nutzt ihn der Teilnehmer, bekommt er keine automatische E-Mail mehr, und du siehst das in seinem Profil. Eine Adresse, an die sich nichts zustellen lässt (Bounce), wird ebenfalls abgeschaltet.
Grenzen: höchstens 40 E-Mails am Tag und 500 im Monat, und dieselbe Vorlage an denselben Teilnehmer nur einmal in 14 Tagen. Fehlt zu einem Feld die Angabe, wartet die E-Mail immer auf deine Freigabe und geht nie von selbst raus.