Teilnehmer verwalten
Teilnehmer sind die Grundlage von Attendlr: Anwesenheit, Zahlungen und Pässe hängen alle mit ihnen zusammen. Für einen neuen Teilnehmer reicht der Name. Den Rest kannst du später ergänzen.
- Öffne die Teilnehmerliste.
- Tippe auf die Schaltfläche für einen neuen Teilnehmer.
- Gib den Namen und weitere gewünschte Angaben ein.
- Speichere.
Archivieren oder löschen? Beim Archivieren wird der Teilnehmer beiseitegelegt, ohne dass Daten verloren gehen: Du kannst ihn jederzeit zurückholen, und seine bisherigen Anwesenheiten und Zahlungen bleiben erhalten. Das Löschen ist endgültig. Um deine tägliche Liste übersichtlich zu halten, ist fast immer die Archivierung die richtige Wahl.
Die App archiviert Teilnehmer automatisch, wenn sie lange keine Aktivität hatten. Deshalb kann jemand aus der Liste verschwinden: Er ist nicht verloren, sondern nur archiviert. Aktiviere die Anzeige archivierter Teilnehmer, um ihn zu finden und wieder auf aktiv zu setzen.
Das Geschlecht des Teilnehmers bestimmt die Farbe des Avatars (blau oder rosa); ist es nicht eingestellt, bleibt der Avatar grau. Du kannst das Geschlecht im Profil des Teilnehmers festlegen.
Die Staatsangehörigkeit wählst du aus einer Länderliste mit kleinen Flaggen. Suchen kannst du nach dem deutschen oder englischen Namen des Landes oder nach seinem zweistelligen Code (z. B. „Deutschland“, „Germany“ oder „DE“). Wenn die meisten deiner Teilnehmer aus demselben Land kommen, legst du unter Einstellungen → Teilnehmer und Interessenten fest, womit das Formular für neue Teilnehmer und Interessenten beginnt: leer, mit deinem Land (dem im Profil eingestellten) oder mit einem gewählten Land. Bestehende Teilnehmer und der CSV-Import bleiben unverändert.
Mit Tags kannst du Teilnehmer gruppieren (z. B. „Kindergruppe“, „Prüfling“), und die Liste lässt sich danach filtern. Tags sind ab dem Basic-Paket verfügbar.
Teilnehmerstatistik: Auf dem Tab Statistik im Profil eines Teilnehmers siehst du, wie oft er da war und wie viel er gezahlt hat, in einem gewählten Monat, Jahr oder über die ganze Zeit, auch als Diagramm. Daneben: die durchschnittlichen Besuche pro Woche und pro Monat (über den bereits vergangenen Teil des Zeitraums, ab dem ersten Besuch gerechnet), wann er zuletzt da war, wie viele Einheiten er noch hat und ob er Einheiten offen hat. Außerdem siehst du, wie viele Kurse er selbst abgesagt hat (von dir abgesagte zählen nicht), wie viele Wochen in Folge er mindestens einmal da war und, wenn er mehrere Kursarten besucht, wie sich seine Besuche darauf verteilen. Neben Besuchen und Zahlungen zeigt ein Pfeil die Veränderung zum vorigen Monat oder Jahr (beim laufenden Monat oder Jahr zum gleich langen Abschnitt des vorigen). Der letzte Besuch, die Serie und das Guthaben stehen oben unter Aktuell und zeigen immer den heutigen Stand, unabhängig vom gewählten Zeitraum. Verbleibende und offene Einheiten zählen alle seine Pässe zusammen; tippe darauf, um auf dem Tab Pässe die Aufteilung nach Kursart zu sehen. Der Tab öffnet mit dem Standard-Zeitraum des Statistik-Dashboards. Die Teilnehmerstatistik gibt es mit Pro.
Zu einem Teilnehmer kannst du auch Kontaktpersonen erfassen, etwa ein Elternteil oder einen Notfallkontakt, mit direkten Anruf- und E-Mail-Schaltflächen. Im Profil zeigt die Karte nur ihre Anzahl (etwa 2 Kontaktpersonen); tippe darauf, um die Liste zu öffnen. Dieselbe Kontaktperson kann zu mehreren Teilnehmern und Interessenten gehören, zum Beispiel als Elternteil von zwei Geschwistern: Wähle bei Kontaktperson hinzufügen die Option Bestehende Kontaktperson zuordnen. Kontaktpersonen sind ab dem Basic-Paket verfügbar.
Du kannst einem Teilnehmer auch Social-Media-Profile hinzufügen: Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, YouTube, Strava, X oder einen beliebigen anderen Link. Tippe im Formular im Bereich Kontaktdaten auf Social-Media-Profil hinzufügen, wähle das Netzwerk und gib den Benutzernamen ein (z. B. @anna) oder füge den Link zum Profil ein. Im Profil des Teilnehmers stehen die Netzwerke in der Zeile Social-Media-Profile: Ein Tipp auf eines öffnet das Profil in der App oder im Browser. Lange drücken zeigt den Benutzernamen. Enthält der Eintrag ein Leerzeichen (etwa einen vollen Namen), steht er als reiner Text in einer eigenen Zeile, weil sich daraus das Profil nicht sicher finden lässt. Auch ein Link unter Anderes Profil bekommt eine eigene Zeile. Social-Media-Profile gibt es in jedem Paket.
Im Formular liegen die seltener genutzten Felder (Spitzname, Beruf, Notiz und Tags) unter Weitere Angaben: Tippe auf die Überschrift, um den Bereich zu öffnen. Darunter folgt der Bereich Automatische E-Mail (mit dem Premium-Paket), ebenfalls eingeklappt. Steht in einem davon schon etwas oder weicht eine E-Mail-Einstellung vom Standard ab (etwa weil sich der Teilnehmer abgemeldet hat), ist er von selbst offen, sodass nichts verborgen bleibt.